Omdat we regelmatig de vraag krijgen of het mogelijk is om outlook agenda's te synchroniseren via internet en om gedeelde agenda's te beheren hebben we gekeken naar de mogelijkheden hiervoor.
De standaardoplossing is natuurlijk Microsoft Exchange. Daar hangt echter een flink prijskaartje aan. Alleen al voor de licenties ben je ongeveer 2000 euro per 5 gebruikers kwijt. Gelukkig is er een alternatief. Open-Xchange Server 6 is een open collaboration suite mét een outlook koppeling. Zoals gezegd is het een complete collaboration suite. Je kunt er dus vanalles mee zoals documenten beheren en delen, email, agenda's, contactpersonen, taaklijsten beheren, etc.
Om onze klanten een oplossing te kunnen bieden voor hun behoefte zijn er 3 zaken in outlook belangrijk om te kunnen synchroniseren tussen diverse pc's en laptops: agenda, takenlijst en contactpersonen. Email is in dit verhaal niet relevalt omdat we toch al met imap werken en er dus al een complete synchronisatie tussen clients is.
De afgelopen weken hebben we op een RHEL5 server het pakket Open-Xchange Server 6 geinstalleerd en op 2 Windows XP machines met office 2003 en eentje met office 2007 de OXtender 6.0 geinstalleerd. Hoewel de installatie en configuratie van OX Server niet eenvoudig is stelt de installatie van de OXtender zelf niks voor. Het is eenvoudig een kwestie van een setup draaien en de URL van de server invoeren. Na de verplichte reboot herkent Outlook de OXtender plugin en vraagt naar de gebruikersnaam en het wachtwoord.
Daarna worden netjes en automatisch afspraken, memo's, taken en contactpersonen gesynchroniseerd. Zowel de web-interface van Open-Xchange, Outlook 2003 als Outlook 2007 zijn telkens na pakweg 30 sec. op de hoogte van de wijzigingen die in één van de andere clients zijn gemaakt. Als de server even niet beschikbaar is of er geen internetverbinding voorhanden is dan werkten de clients gewoon lokaal. Zonder foutmeldingen of overige gebruiker-verwarrende meldingen. Als er na een herstart van outlook weer verbinding is dan worden vanzelf alle wijzigingen alsnog doorgevoerd op de server.
Agenda's delen tussen verschillende gebruikers werkt ook prima. Dit is zowel vanuit de Outlook client als de webclient aan te geven. De rechten (maken, verwijderen, wijzigen) zijn per geval in te stellen. Hiermee wordt het dus mogelijk dat een secretaresse de afspraken van haar baas beheert. Met outlook 2007 is het zelfs mogelijk om in overlay modus verschillende agenda's over elkaar heen te leggen om zodoende gaten en overlap te vinden. Dat is met de open-xchange webinterface in mindere mate ook mogelijk en met outlook 2003 helemaal niet.
Al met al biedt open-xchange icm imap en outlook een volwaardige oplossing om agenda's e.d. te delen over het intranet of zelfs internet. Met outlook 2007 kunnen zelfs groepsagenda's beheerd worden. De OXtender om outlook te koppelen werkt stabiel en eenvoudig. Tegen betaling van een licentiebedrag is er zelfs een mobiele extender om pocket pc's, gsm's en blackberries te koppelen. Thumbs up aan het Open-Xchange team!
Vanaf heden leveren we dus ook compleet geconfigureerde open-xchange servers. Dit kan in de vorm van een eigen server op uw bedrijf, maar ook een hosted oplossing waarbij we de server in ons serverpark plaatsen en u een account huurt is natuurlijk ook mogelijk!